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Berufliche Mails: Mit diesen Tipps vermeiden Sie Fettnäpfchen

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Von: Carina Blumenroth

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Für viele Menschen gehören Mails im Berufsalltag dazu – oft passieren dabei kleinere Fehler. Die sind ärgerlich und können einfach vermieden werden.

Mails schreiben, bekommen und beantworten – für viele Menschen gehört das zum beruflichen Alltag. Auch Fehler schleichen sich schnell durch Unachtsamkeit in die Mails ein, das kommt bei dem Empfänger oft nicht gut an. Daher sollten Sie sich, was vermutlich ziemlich naheliegend ist, Ihre Mail noch einmal durchlesen, bevor Sie diese abschicken. Was Sie bei beruflichen Mails noch beachten sollten, lesen Sie hier.

Berufliche Mails: Schreiben Sie zielgerichtet und strukturiert

Im Idealfall wollen Sie in Ihren Mails professionell wirken und den Empfänger respektvoll behandeln. Damit das gelingt, müssen Sie ein paar Sachen beachten. Achten Sie beispielsweise darauf, dass Ihre Formulierungen zielgerichtet sind, Ihr Text sollte ebenso strukturiert und informativ sein. Der Empfänger sollte sofort verstehen, was Ihr Anliegen ist – daher sollte Ihre Mail nur notwendige Informationen enthalten. So können Sie auch verfahren, wenn Sie eine Mail erhalten, die an einen kompletten Verteiler geht. Bevor Sie an alle antworten, fragen Sie sich, für wen Ihre Antwort relevant ist. In vielen Fällen ist die Antwort meist nur für den ursprünglichen Absender relevant – dann antworten Sie auch nur diesem.

Eine junge Frau runzelt am Laptop ihre Stirn.
Wenn Sie Mails schreiben, dann sollten Sie ein paar Regeln beachten. Das kann helfen, dass Sie eine schnellere Antwort bekommen. (Symbolbild) © William Perugini/Imago

Berufliche Mails: Anrede, Bitte, viele Grüße – freundliche Umgangsformen auch in Mails

Wenn Sie Mails schreiben, dann achten Sie auf Ihre Umgangsformen – auch in der digitalen Welt wird Wert auf Höflichkeit und Etikette gelegt. In den meisten Fällen möchten Sie etwas, wenn Sie eine Mail schreiben und Ihr Anliegen findet mehr Anklang, wenn dieses freundlich formuliert ist und die Empfänger direkt angesprochen werden. Auch ein Dank kann unter Umständen sinnvoll sein, aber auch nur, wenn es wirklich etwas gibt, für das Sie sich bedanken wollen. Wenn Sie sich an die gewohnten Umgangsformen halten, also eine Anrede in der Mail haben, Ihr Anliegen schildern und zugewandt sind, dann erhöht sich die Chance, dass Sie zeitnah eine Antwort bekommen.

Der Mailingdienst IONOS hat eine Checkliste für berufliche Mails gemacht. Das können Sie beachten:

  1. Aussagekräftiger Betreff
  2. Angemessene Begrüßung / Anrede
  3. Wichtigste Informationen zuerst
  4. Inhalte: kompakt und gut strukturiert darstellen
  5. Optische Hervorhebungen: Verwenden Sie Listen und Auszeichnungen
  6. Einheitliches Format: Achten Sie auf die Schriftgröße und Schriftart
  7. Angemessene Grußformel
  8. Signatur und Anhang

Berufliche Mails: Wie formell muss die Begrüßung sein?

Eine Anrede muss her – klingt einleuchtend und kann banal anmuten, aber die Grußformel stellt einige Menschen vor Probleme. Wie formell müssen Sie sein und welche Titel kommen in die Begrüßung? Das sind Fragen, die Sie sich in dem Zusammenhang stellen können. Ein kleiner Tipp, der Ihnen vielleicht ein bisschen Stress nimmt: Seien Sie im Zweifel lieber ein bisschen zu höflich. Eine der klassischsten Formulierungen ist wohl: „Sehr geehrte …“, dies bietet sich bei hierarchisch Höherstehenden oder fremden Personen an. Eine noch formellere Anrede ist nur bei Staatsoberhäuptern oder religiösen Würdenträgern notwendig. „Liebe/r …“ oder „Guten Tag“ können Sie bei Empfängern verwenden, die Sie besser kennen. Bei Kollegen können Sie auch „Hallo“ oder „Hi“ schreiben. Die Informationen hat der Mailingdienst IONOS bereitgestellt.

Wenn Sie wissenschaftliche Ansprechpartner haben, dann kann auch der wissenschaftliche Grad bei der Anrede sinnvoll sein. Wichtig ist, dass nur die höchste Position in der Anrede genannt wird. Ist Ihr Empfänger ein Professor Doktor, dann lassen Sie in Ihrer Mail den Doktortitel weg. Abschlüsse wie Magister, Diplom oder andere Abschlüsse werden in der Regel nicht explizit genannt.

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Berufliche Mails: Wählen Sie eine ansprechende Formatierung

Achten Sie bei dem Schreiben einer Mail auch darauf, wie Sie diese optisch aufbauen. Fügen Sie beispielsweise Listen an, so können Sie Ihre Inhalte ordnen und helfen dem Empfänger dabei, eine Übersicht über Ihre Themen zu erlagen. Auch die Schriftgröße und die Schriftart sollten einheitlich sein. Vergessen Sie nicht Absätze in Ihre Mail einzubauen, damit trennen Sie die Informationen auch noch einmal optisch voneinander. Das hilft vor allem, wenn die Empfänger Ihre Mail auf dem Smartphone lesen.

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