Abschalten, Filter setzen – oder Telefonieren!

E-Mail-Flut im Büro? Was dagegen hilft

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Schon wieder? Der Stressfaktor E-Mail am Arbeitsplatz wird oft unterschätzt.

München - Die E-Mail ist längst der größte Stressfaktor am Arbeitsplatz. 20 bis 40 Mails landen im Schnitt jeden Tag auf einem Bürorechner – oft aber auch deutlich mehr.

Untersuchungen haben ergeben, dass der Stresslevel beim E-Mail-Lesen um über 80 Prozent steigt. Zumal Arbeitnehmer über die Hälfte davon als überflüssig empfinden. Ärzte sind davon überzeugt, dass der E-Mail-Stress krank machen kann – mit Bluthochdruck und Diabetes als Folgen. Bestes Gegenmittel: Schreiben Sie weniger Mails, dann kriegen Sie auch weniger. Experten empfehlen die Formel „WA-CA-MA“. Das Kürzel steht für „Walk-Call-Mail“ – bei Fragen oder Problemen soll man sich zunächst persönlich treffen, am besten in der Kaffeeküche, ersatzweise sollte man telefonieren. Im Büro gilt die E-Mail als schlechteste Form der Kommunikation, weil sie oft mehr Fragen aufwirft, als sie beantwortet. Dafür ist sie bestens geeignet, um Verantwortung abzuschieben.

Welche konkreten Maßnahmen helfen?

Wichtigste Regel: Stellen Sie das süchtig machende „Ping“ als Benachrichtigung für neue E-Mails ab. Noch besser: Schalten Sie Ihr Mailprogramm generell aus und sehen Sie nur zu festgelegten Zeiten in den Posteingang, zwei- oder dreimal täglich. Die Digitaltherapeutin Anitra Eggler meint dazu: „Wenn Sie alle 15 Minuten zu Ihrem Briefkasten laufen, würde man Sie in die Klapse einliefern.“ Stellen Sie hierfür eine automatisierte Mail-Antwort ein: „Um konzentriert arbeiten zu können, überprüfe ich meinen E-Mail-Eingang nur gegen 10 und 16 Uhr. In dringenden Fällen rufen Sie mich bitte an.“ Wenn das nicht funktioniert, lassen Sie sich zumindest beim Beantworten der Mails Zeit. Wenn Sie jede Mail binnen fünf Minuten beantworten, wird dieses Tempo generell von Ihnen erwartet. Auch Filter im E-Mail-Programm helfen. Legen Sie Ordner für „Privates“ oder für „Newsletter“ an, in denen die Mails dieser Absender automatisch landen, und die Sie später in Ruhe lesen können. Auch Mails, die Sie nur in „CC“ bekommen und die meist ohnehin weniger wichtig sind, können Sie automatisiert in eigenen Ordnern ablegen.

Und noch zwei Tipps: Nutzen Sie den nervigen „Antwort an alle“-Knopf so sparsam wie möglich, er sorgt für einen Großteil des E-Mail-Wustes. Und trennen Sie unbedingt Ihre Adressen für private und berufliche Mails. Rufen Sie abends, zuhause und am Wochenende keine Job-E-Mails ab.

Muss ich eigentlich jede E-Mail beantworten?

Bloß nicht! Beantworten Sie nicht jede noch so belanglose Mail mit „Vielen Dank“, was nur wieder für neuen Mailverkehr sorgt. Kluge Menschen in den USA schreiben hierfür das Kürzel „NNTR“ unter ihre Mails. Das steht für „No Need To Respond“ – „Diese Mail müssen Sie nicht beantworten“. Übrigens: Haben Sie Mut, notfalls den E-Mail-

Bankrott zu erklären! Wenn alle Postfächer seit Wochen überquellen und Sie völlig verzweifelt sind, löschen Sie den ganzen Mist und fangen von vorn an! Die Chancen stehen bestens, dass sich die meisten Mails ohnehin längst erledigt haben.

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