Nachrichten mit E-Mail-Programm oder Server verwalten – so geht‘s

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Mit einem E-Mail-Programm managen Sie Ihren beruflichen und privaten Schriftverkehr.

Seit dem Telefon hat keine andere Erfindung die Kommunikation so verändert wie die E-Mail. Programme oder Plattformen, die Nachrichten empfangen, versenden und verwalten können, stehen bei den Usern hoch im Kurs. Wir erklären, welche Möglichkeiten Sie haben, um Ihre Mails zu bearbeiten.

E-Mail-Plattformen im Internet

Eine sehr bequeme und weit verbreitete Methode, um E-Mails zu verwalten, ist ein Webmail-Anbieter. Dabei legen Sie Ihre Adresse auf der Seite des Providers an und verwalten Ihre Nachrichten komplett über das Internet auf den Servern der Firma. In der Basisversion sind diese meist kostenlos. Dazu kommt, dass Ihr Computer mit diesen E-Mail-Programmen relativ gut vor Viren, Trojanern oder Würmern geschützt wird. Denn die Anbieter scannen die Mails meist automatisch auf Schadsoftware und die Nachrichten werden nicht auf Ihren Rechner heruntergeladen.

Allerdings ist die Größe der Postfächer meist begrenzt. Sollten Sie also regelmäßig E-Mails mit umfangreichen Anhängen erhalten, benötigen Sie eine Erweiterung Ihres Postfachs. Diese ist oft kostenpflichtig.

Server mieten

Besonders Betreiber von kleinen Webseiten mieten oft Mail-Server im Internet, um Ihre Korrespondenz zu verwalten. Denn meist ist ein eigener Server vor Ort zu teuer. Diese Plattformen funktionieren im Grunde wie die internetbasierten Mailprogramme. Jedoch bieten sie mehr Möglichkeiten und größere Postfächer, als die Gratis-E-Mail-Programme. Die meisten Server-Unternehmen haben integrierte Kalender oder Terminplaner im Angebot und lassen den Zugriff von jedem internetfähigen Gerät wie Smartphone oder Tablet zu. Auch teamübergreifende Postfächer, Aufgabenorganisation und die Einbindung von Kontakten aus Social-Media-Netzwerken sind möglich. Wie beim Host einer Website gibt es auch sogenannte „managed“ E-Mail-Server. Bei diesem Angebot kümmert sich der Anbieter um Updates, Virenschutz und Spam-Mails.

E-Mail-Programm auf dem eigenen Rechner 

Wenn es Ihnen zu umständlich ist, ihre Mails ausschließlich online zu bearbeiten, nutzen Sie lokale E-Mail-Programme. Viele dieser Anwendungen stehen im Internet zum Download bereit, manche davon sind gratis. Experten führen immer wieder Tests durch, so können Sie leicht entscheiden, welches Programm für Ihre Zwecke geeignet ist.

Mit dieser Software laden Sie Ihre elektronische Post von den verschiedenen Plattformen wie Web-Mail oder Server auf Ihren Computer. Dort werden sie gespeichert und können bearbeitet werden. Ein großer Vorteil dabei ist, dass Ihnen neue Mails immer sofort auf dem Bildschirm angezeigt werden. So verpassen Sie keine wichtige Nachricht. Allerdings verbrauchen die Mails so auch Speicherplatz auf Ihrem Computer, weil sie lokal abgelegt werden. Anders als bei einer Mail-Server-Lösung ist es bei diesen Programmen Ihre Aufgabe, sich um Virenschutz und Spam-Management zu kümmern.

Bei einem lokalen E-Mail-Programm haben Sie die Möglichkeit, Termine zu verwalten und Postfächer von mehreren Anbietern in einem Account zusammenzuführen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn Sie auch Ihre privaten Mails vom gleichen Rechner wie Ihre Business-Nachrichten aus bearbeiten möchten. Fragen Sie aber zuvor Ihren Vorgesetzten, ob er das genehmigt.

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