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Mittelständler: So können sie Kosten sparen

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Mit den richtigen Maßnahmen lassen sich erhebliche Kosten einsparen.

Die Eurokrise hinterlässt ihre Spuren. Auch mittelständische Betriebe leiden an den Folgen: Geringeres Wachstum, schwindendes Eigenkapital und kleinere Renditen. Wir stellen Lösungsansätze vor, die betroffenen Firmen helfen, Geld einzusparen.

In welchen Bereichen und mit welchen Maßnahmen können mittelständische Unternehmen Geld einsparen? Im Sinne des Lean Management, der schlanken Unternehmensführung, heißt das für die Betriebe vor allem, effizienter zu werden. Die Eliminierung unnützer Kosten, die Rationalisierung und Standardisierung in den Betrieben sind dessen erklärte Ziele.

Strategien für Einsparungen und höhere Effizienz

Generell ist es dazu dringend notwendig, dass die betroffene Firma sich an eine umgehende Überprüfung von Finanzen und Strukturen wagt. Dabei leistet das firmeninterne Rechnungswesen, das Controlling, sowie das externe Rechnungswesen, die Buchhaltung, bei letzterem insbesondere die Bilanz, sinnvolle Unterstützung. Zwar sollten immer die Verantwortlichen über Kürzungen, etwaige Entlassungen oder sonstige Einsparungen in Firmen entscheiden. Insbesondere wenn die Firma unterschiedliche oder eigenständige Sparten aufweist, gilt es aber zu überlegen, die Mitarbeiter über ihre konkreten Ansichten oder Ideen zu höherer Effizienz zu befragen. Dies erhöht deren Motivation und liefert ungewöhnliche Perspektiven, die zuweilen näher an der Praxis sind als die der Führungsebene.

Auslagerungen oft sinnvoll

Es kann sinnvoll sein, Auslagerungen von Aufgaben oder Dienstleistungen durchzuführen. Bei diesem Thema haben sich Cloud-Anbieter bewährt, die für die Betriebe deren CRM-Verwaltung oder Elemente der Buchhaltung erledigen. Daneben sollten zunächst alle Neuanschaffungen, beispielsweise kostenintensive Maschinen, genau unter die Lupe genommen werden. Dazu sollte die Firma die Notwendigkeit, die Größe oder den Umfang der Maschine ernsthaft hinterfragen. Daran sollte sich eine realistische Finanzprognose aus Anschaffungs- und Folgekosten anschließen, die die Überlegungen mit Zahlen unterfüttert.

Fixkosten und variable Kosten: Anregungen zur Effizienzprüfung

Die Aufwendungen, welche ein Unternehmen erbringen muss, kann man zunächst in Fixkosten und variable Kosten unterteilen. Fixkosten sind gleich bleibende oder sich nur geringfügig ändernde, regelmäßig zu bewältigende Posten. Variable Kosten dagegen sind unvorhersehbare, stark schwankende Posten wie Reparaturen.

Wie können Fixkosten effizienter gestaltet werden?

Fixkosten lassen sich leichter minimieren als variable Kosten.

Im Büro und im IT-Bereich ist es durch die elektronische und digitale Entwicklung der letzten Jahre relativ  einfach geworden, Kosten einzusparen. Für das Rechnungswesen eines Betriebes braucht man nicht mehr unbedingt einen Buchhalter und für die Kundenakquise sowie die Bestandskundenpflege benötigt man nicht unbedingt extra Personal. Durch die Anwendung hochspezialisierter Bürosoftware, wie sie der Softwarehersteller Lexware aus Freiburg anbietet, lassen sich die genannten Aufgaben einfach und effizient erledigen (zu den Produkten). Zudem kann jedes Unternehmen Software as a Service (SaaS)-Lösungen nutzen, um die genannten Aufgaben auszulagern. Bürokosten lassen sich senken, indem Vorgänge und Materialien standardisiert und zentral geordnet werden, dies beginnt mit der Verwendung des Briefpapiers und der Wahl geeigneter Flatrate-Angebote von Telekommunikationsanbietern.

Wichtig: Überblick über Personalsituation

Weitere Fixkosten lassen sich durch eine klare Arbeitsorganisation und einen guten Überblick über die Personalsituation senken. Welche Aufgaben lassen sich outsourcen? Welchen Mitarbeiter, der nicht ausgelastet ist, kann man inanderen Bereichen einsetzen? Gibt es kostenlose Schulungen, beziehungsweise Fördermittel für Umschulungen oder Einstellungen? Welche Mitarbeiter sind nicht mehr rentabel für die Firma? Abhängig von der Beantwortung dieser Fragen lassen sich einige finanzielle Posten hinsichtlich des Personals überprüfen:

  • Gehälter
  • Sozialbeiträge
  • Steuerfrei Zuwendungen oder Boni

Miete, Energie - Potenzial zum Kosten einsparen

Zu den Fixkosten zählt auch die Miete. Kann man diesen Posten verbessern, indem man Räume nicht leer stehen lässt, sondern sie untervermietet? Ist die Gesamtmiete zu hoch und andere Räumlichkeiten wären billiger? Hier helfen ernsthafte Kalkulationen der aktuellen Situation und der Vergleich mit anderen Objekten. Neben der Miete sind Energiekosten, insbesondere aufgrund steigender Preise beim Strom, ein wichtiges Thema. Konkret ist es möglich, den Energieanbieter zu wechseln, konsequent Energiesparlampen verwenden oder die Heizung nach Feierabend etwas herunterzufahren.

Laufende Kosten im Auge behalten

Ansonsten sollte man auch ein Auge auf die laufenden Kosten für Abschreibungen und Fremdleistungen werfen. Ebenso kann man durch Veränderungen im Fuhrpark Geld einsparen. An dem Punkt ist auf den Wechsel von Versicherungsanbietern hinzuweisen, der oft Kosten spart.

Wie können variable Kosten effizienter gestaltet werden?

Variable Kosten sind zwar schwer vorhersehbar. Dennoch muss ständig versucht werden, die Konditionen und Preise von Zulieferern zu optimieren. Wichtige Materialien oder Investitionsgüter sollten so oft wie möglich ausgeschrieben werden. Bei Lieferanten ist die Ausschussquote zu minimieren, dafür sind Liefergeschwindigkeit, Zusatzleistungen und Service zu maximieren. Schließlich kann der eigene Verbrauch besser geplant werden und am Ende bleibt dem Unternehmen mehr Geld zur Verfügung.

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